Archi-veren

Lieve De Mecheleer 

Het is een belegen grapje: het Gents Madrigaalkoor veroudert sneller dan zijn leden. Het wordt daarom tijd dat we de geschiedenis van het koor veilig stellen: het eerste notitieschriftje van Luc Van Outryve, het intekenformulier voor de eerste grammofoonplaat. Daar kun je maar beter op een systematische manier aan beginnen. Dat het koorbestuur dat nu beseft en dat er werk van wordt gemaakt, zijn twee veren die Lieve De Mecheleer op haar hoed mag steken. Zij werd als officiële koor-archivaris aangesteld, en ze legt in dit stukje het hoe en het waarom uit. O ja, wil iedereen die nog archiefstukken van het GMK heeft liggen, Lieve daarvan op de hoogte brengen?

Wanneer werd het Gents Madrigaalkoor gesticht¹? Wanneer en hoe werd Johan Duijck dirigent²? Hoe zag hij er toen uit³? Wat kost het om een CD uit te geven⁴? Hoe heette die supermarkt ook weer waar we zongen tijdens onze Oostenrijk-reis van 1987⁵? En wás het wel 1987⁶? Met een beetje geluk vind je wel iemand die deze prangende vragen kan beantwoorden⁷, hoewel… Deze zomer stelde ik verbaasd vast hoe weinig koorleden nog wisten dat we amper vijf jaar geleden in de kathedraal van Tarragona Johans Alma de la Música hebben gezongen. Of speelt het selectief geheugen een rol? Ongetwijfeld herinnert iedereen zich wél nog het schitterende concert in het Palau de la Música in Barcelona, enkele dagen later.

Het geheugen van het Gents Madrigaalkoor

Antwoorden op alle mogelijke vragen uit het koorverleden kan je vinden in het GMK-archief. Alleen, in de praktijk moet je daarvoor heel wat potentiële archiefbewaarders telefoneren, in de hoop dat toch iemand over de juiste informatie beschikt. Tot nog toe werd het archief immers op verschillende plaatsen verspreid bewaard. Vooral bij (ex-)bestuursleden met een ruime zolder had je veel kans archiefstukken aan te treffen. Door deze versnippering kreeg je onmogelijk een idee over het gehele archief van het GMK en was het risico groot dat vroeg of laat archiefstukken zouden verloren gaan. Vandaar dat we eerst en vooral hebben opgeroepen om het archief te centraliseren. Pas als het archief is bijeengebracht, kunnen we beginnen ordenen.

Wat is een archief?

Een archief wordt meestal geassocieerd met middeleeuwse oorkonden op perkament, prachtige miniaturen, vergeelde foto's, verpulverde kranten, maar ook met stof, schimmel, vlooien en ander ongedierte… en het beeld dat men van een archivaris heeft, is meestal niet veel fraaier.
Maar eigenlijk is ieder van ons een archiefvormer, we brengen allemaal archief voort, denken we maar aan brieven, bankafschriften, diploma's, foto's en video's. Of en hoe lang we al dat materiaal bewaren, hangt af van uiteenlopende factoren. Hoe ruim wonen we, zijn we echte verzamelaars die niets kunnen weggooien of behoren we meer tot de categorie die zoveel mogelijk met de papierophaling wil meegeven. Dat betekent niet dat we een slechte archivaris zijn, want "L'archiviste est l'homme qui sait détruire" (hoeveel vrouwelijke secretarissen heeft het koor al gehad⁸?).

Over het algemeen wordt er een onderscheid gemaakt tussen een archief van openbare instellingen en een privé-archief, zoals dat van het GMK en van handelsondernemingen, hulpverleningsinstellingen, families en personen, sportclubs, theatergezelschappen en andere culturele verenigingen. Die archieven vormen het sociale en culturele geheugen van onze samenleving (onder welk anagram verscheen er in november 1990 een speciaal nummer van MaarNormaal⁹?).

Archief ontstaat dus bij een archiefvormer - een openbare instelling, een privé-organisatie of een particulier - en bestaat uit de ontvangen, opgemaakte of gebruikte neerslag van de activiteiten ontplooid uit hoofde van zijn/haar opdracht of functie. Of deze informatie nu op papier, geluidsband, film of op een elektronische drager is vastgelegd, heeft geen belang. Ook de ouderdom doet er niet toe: zowel de middeleeuwse gezegelde oorkonde in perkament als het zonet ontvangen e-mailbericht is archief.

Het archief van het GMK ziet er vrij heterogeen uit. Het bevat o.a. ontvangen brieven en kopieën van uitgaande brieven, verslagen van bestuursvergaderingen, ledenlijsten, boekhoudkundige stukken, foto's, concertaffiches, langspeelplaten en cd's… (wie bedacht de titel van "Daar wij minne kozen"¹⁰?)

Waarom bewaren?

De functie van een archief verandert met zijn leeftijd.

Bij het prille ontstaan van het archief is het vooral een werkmiddel. Opdat onze vereniging goed zou kunnen functioneren wordt archief gevormd en bijgehouden. Er wordt een ledenlijst gemaakt en regelmatig aangepast om de onderlinge communicatie te bevorderen. Dat gebeurde van bij het ontstaan van het koor. Op de ledenlijst van 1966 van het toenmalige Gents Jeugdkoor prijken de namen van 25 leden, met een gemiddelde leeftijd van 20 jaar. Intussen is het ledenaantal verdrievoudigd en ook de gemiddelde leeftijd ligt nu mijns inziens ietwat hoger, zelfs met heel veel goede wil kan men ons nog moeilijk een "jeugdkoor" noemen. We hebben dan ook wijselijk onze naam tijdig veranderd (wat dacht u van "Hugo-Distlerkoor" ¹¹?).

Naast de ledenlijsten zijn er de verslagen van de bestuursvergaderingen die de koorleden op de hoogte brengen van de laatste beslissingen van het bestuur; de rekeningen opgemaakt ter verantwoording van inkomsten en uitgaven, en, last but not least, de "schriftjes" van Johan, dankzij dewelke de repetities altijd zo vlot en rimpelloos verlopen (wanneer begint hij een nieuw schriftje¹²?) .

Archief is ook een rechts- en bewijsmiddel. De contracten die het GMK sluit, worden bewaard om de rechten en plichten van de vereniging te vrijwaren. Ook de overeenkomsten die worden gesloten voor een concert, worden uiteraard zorgvuldig bewaard (welk koor lag aan de basis van de concertreeks Gentse Begijnhofconcerten¹³?)

Naarmate de stukken ouder worden, neemt de administratieve functie af en blijft er enkel nog het cultureel-wetenschappelijk belang. Het archief fungeert dan als geheugen van de organisatie. Wie het koorleven in Vlaanderen tijdens de 20ste eeuw wil bestuderen, zal ongetwijfeld het archief van het GMK moeten raadplegen. Ook de vorser geïnteresseerd in het cultuurleven in Gent zal eventjes bij de archivaris van het GMK moeten aankloppen. En wie weet krijgt iemand in een verre toekomst het lumineuze idee om de geschiedenis van het GMK te schrijven (wanneer stuurde Marc zijn eerste koorbrief rond¹⁴?).

Hoe ordenen?

Het archief wordt geordend volgens het zogenaamde structuurbeginsel, d.w.z. dat de historisch bepaalde eigen structuur, de oorspronkelijke orde, moet worden gerespecteerd. Eens de structuur is vastgelegd, kan met de concrete beschrijving van de archiefbestanddelen worden begonnen. Nadat alle paperclips en papierklemmen e.d. zijn verwijderd, kunnen de stukken uiteindelijk in zuurvrije omslagen en archiefdozen worden opgeborgen.

Tot slot…

Er gaat geen koorreis voorbij of een van onze anciens heft het lied "Belle qui tiens ma vie" aan. Leuk om te weten is dat dit lied samen met "Io ti voria" op de allereerste repetitie, op 9 oktober 1966, werd ingeoefend.

In een notitieboekje van Luc Van Outryve (broer van Benedicte) uit 1966 lezen we "we moeten nog veel stemoefeningen doen", "we moeten trachten van buiten te zingen". Anno 2002 hebben we nog altijd dezelfde betrachtingen…

Lieve De Mecheleer

¹ lees verder in dit artikel
² 2 oktober 1973: toen Oswald Van Olmen als koordirigent stopte, beval hij Johan aan als zijn opvolger
³ jonger
⁴ zie Benedikt Joos
⁵ Spar
⁶ ja
⁷ minstens vier koorleden, op dit ogenblik
⁸ drie: Monique, Bea en Katrien
⁹ Maar 'n Moraal
¹⁰ Lieven Merlevede
¹¹ een voorstel dat het heeft moeten afleggen tegen Gents Madrigaalkoor
¹² elk nieuw werkjaar begint hij er eentje
¹³ Gents Madrigaalkoor
¹⁴ 29 oktober 1970, gestencild

© v.z.w. Gents Madrigaalkoor